Jak wybrać salę konferencyjną?

LOKALIZACJA I DUŻY PARKING

Przed ostatecznym wyborem sali konferencyjnej, w pierwszej kolejności dobrze zapoznać się z jej lokalizacją. Najlepiej, jakby znajdowała się w pobliżu Warszawy tak, aby wszyscy uczestnicy konferencji mogli dotrzeć na czas i bez zbędnych komplikacji. Jednak to nie wszystko — gdy wszyscy dotrą na miejsce, trzeba jeszcze bezpiecznie zaparkować. Problemy z parkowaniem pojazdu są coraz bardziej powszechne, dlatego duży parking jest niezaprzeczalnym atutem dobrej sali konferencyjnej.

Ponadto miejsce, które wybierzemy, powinno być rozpoznawalne. Nie zawsze uczestnicy konferencji dobrze znają miasto i jego okolicę. Jeśli mamy taką możliwość, wybierzemy salę w charakterystycznym lub chociaż łatwo dostępnym miejscu.  Problem ze znalezieniem miejsca docelowego z pewnością nie zachęci uczestników konferencji.

ROZMIAR SALI KONFERENCYJNEJ

Zanim podejmiemy decyzję co do sali konferencyjnej, powinniśmy zastanowić się, ile osób weźmie udział w organizowanej przez nas konferencji. Poszczególne miejsca różnią się od siebie wielkością i mogą pomieścić różną ilość osób. Z tego powodu dokładnie przeanalizujmy, czy dana sala będzie dopasowana do naszych potrzeb.

Do wyboru są sale kameralne, przystosowane do mniejszych spotkań, mieszczące zazwyczaj do 50 osób. Jeśli natomiast chcemy zorganizować większą konferencję, poszukajmy większej sali. Tak, aby każdy uczestnik wydarzenia miał zapewniony komfort i nie musiał martwić się o swoje miejsce.  Pamiętajmy też, że często sale konferencyjne możemy dostosować do własnych potrzeb — możemy ułożyć stoły i krzesła w różny sposób.

CO POWINNO ZNAJDOWAĆ SIĘ W DOBREJ SALI KONFERENCYJNEJ?

Jeśli organizujemy takie wydarzenie pierwszy raz z pewnością zadajemy sobie to pytanie. Sala konferencyjna powinna być wyposażona w niezbędne elementy. Jakie?

Przede wszystkim w takim miejscu musi znaleźć się projektor. Potrzebny jest, aby prowadzący mógł wyświetlić prezentację lub dane, które chce przedstawić uczestnikom konferencji. Ułatwi to przekaz informacji i pomoże w zwizualizowaniu tego, co osoba mówiąca ma na myśli. Ponadto znacznie ułatwia to skoncentrowanie się i dokładne zrozumienie danego tematu.

Nie mniej istotnym elementem jest mikrofon. Dzięki niemu każdy będzie mógł usłyszeć to, co prowadzący ma do przekazania. Jest to także duże ułatwienie i element standardowy wyposażenia.

Dobra sala konferencyjna będzie też wyposażona w Flipchart. To na tej tablicy pojawia się obraz, generowany przez wcześniej wspomniany projektor. Na korzyść konferencji wpływa też odpowiednie nagłośnienie. Dźwięk powinien być czysty i dobrze słyszalny w całym pomieszczeniu.

I ostatnie najważniejsze — dostęp do Wi-Fi. Ciężko sobie wyobrazić salę bez dostępu do internetu. Jego brak może utrudnić swobodne spotkanie konferencyjne. Upewnijmy się więc, czy sala konferencyjna ma dostęp do połączenia dobrej jakości. 

DODATKOWE UDOGODNIENIA W SALI KONFERENCYJNEJ

Nie ma znaczenia, czy konferencję organizujemy w biurowcu, hotelu, czy też niezależnej sali konferencyjnej. Pomieszczenie, na które się zdecydujemy, zawsze powinno być wyposażone w klimatyzację. Jest to niezwykle ważny element, który zapewni komfort wszystkim uczestnikom podczas spotkania. To szczególnie ważne podczas upalnych dni, ale nie tylko. Odpowiedni przepływ powietrza jest bardzo istotny w pomieszczaniach, gdzie jednocześnie przebywa wiele osób.

Jeżeli szukasz sprawdzonego obiektu do organizacji konferencji, zachęcamy do kontaktu z naszymi doświadczonymi pracownikami. Odpowiedzą oni na wszystkie pytania oraz udzielą fachowych wskazówek.